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Excel: giù le mani dalle nostre tabelle
Non c’è niente di peggio che dare un foglio Excel in mano a colleghi o amici e vederlo tornare stravolto. Per fortuna possiamo proteggerlo con una password.
Lavorando spesso con Microsoft Excel sicuramente avremo anche documenti importanti, su cui abbiamo investito molto tempo per sistemare le formattazioni, l’aspetto e i dati contenuti all’interno. Se questo è un documento in qualche modo ”circolante”, ci sarà già capitato di vederlo tornare indietro ”massacrato” da qualcuno che ha provato a fare modifiche con scarso successo.
Se queste situazioni non ci sono nuove, la soluzione è facile e veloce: proteggere il file Excel, magari utilizzando una password. Fortunatamente per poterlo fare non è necessario scaricare nuovi applicativi ma basta sfruttare correttamente un preciso strumento incluso nel foglio di calcolo.
Indice
Protezione comoda
Microsoft Excel include un sistema di protezione dedicato a tutti quelli che vogliono mettere al sicuro da mani troppo intraprendenti i file e i dati. Questo sistema ha il notevole vantaggio di essere ampiamente personalizzabile in base alle esigenze dell’utente. Ma soprattutto hail vantaggio di essere una funzionalità di base del pacchetto Office. Grazie a questa protezione è possibile scegliere agilmente se bloccare l’intero documento con una password o impedire soltanto la modifica.
Un’altra interessante caratteristica è la sua capacità di includere esclusivamente un foglio di lavoro invece che un altro, lasciando ampio spazio di manovra al proprietario del file per scegliere cosa può venir modificato da un utente esterno o meno.
Questa caratteristica è condivisa con tutte le applicazioni principali della suite Office ma soltanto in Excel raggiunge tali livelli di personalizzazione. Le opzioni messe a disposizione dell’utente sono tali da permettere la generazione di diverse versioni del documento, ognuna con la possibilità di modificare un singolo parametro.
Il pacchetto Office, a partire dalla sua versione 2016, utilizza un algoritmo crittografico AES a 256 bit per proteggere i file attraverso le password. Questo non significa che si tratti di un tipo di protezione ”ad alta sicurezza” (in fondo anche la password viaggia con il documento stesso), ma è più che sufficiente, nella normale vita da ufficio o casalinga, per segnalare agli altri utenti più “curiosi” che preferiamo che il file non sia modificato.
Perché farlo?
La procedura per proteggere un file Excel attraverso l’utilizzo del la crittografia e lo sblocco del file con una password è molto importante da conoscere se si utilizza Excel a un certo livello.
Questa funzione, infatti, non è tanto dedicata ai singoli utenti quanto alle organizzazioni o alle aziende che utilizzano Excel come strumento per l’elaborazione dei dati. La password verrà richiesta all’utente nel momento stesso in cui tenterà di aprire il file, sia con Excel che con un simile programma per la produzione e gestione dei fogli elettronici.
Il modo migliore per poter assicurare un alto livello di sicurezza a un file protetto da password è l’utilizzo di una chiave d’accesso robusta. Una password robusta si intende un codice alfanumerico di minimo 8 caratteri dove sono presenti lettere maiuscole, minuscole, numeri e caratteri speciali (come _, $, !, per esempio) senza alcun tipo di associazione a parole realmente esistenti. Per assicurarsi che il file protetto sia quello originale è possibile anche usare a proprio vantaggio un’altra delle funzioni di protezioni, ovvero una firma digitale. Questa firma, applicabile con un procedimento molto simile alla password, serve a garantire l’integrità della cartella di lavoro.
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