Microsoft Office determina non solo la vita lavorativa, ma anche la vita quotidiana di molte persone. In particolare il popolare programma di scrittura Word è responsabile del progressivo sviluppo della dematerializzazione e rappresenta lo standard nella maggior parte delle aziende. Questo è anche il motivo per cui oggi molti documenti importanti in genere esistono principalmente in forma elettronica sul nostro disco rigido del computer.

Salvataggio automatico di un file Word

Se il vostro computer o Word si bloccano nel bel mezzo del lavoro quando non avevate ancora salvato le ultime modifiche al documento, innanzitutto fate un bel respiro. Nella maggior parte dei casi, infatti, non c’è motivo di preoccuparsi o arrabbiarsi: il programma Word ha uno strumento di emergenza integrato che il più delle volte consente di annullare la perdita di un file. Si tratta del salvataggio automatico, una funzione abilitata di default nelle versioni più recenti di Word (2010 e successive).

Se attivato, il programma salva automaticamente tutti i dati correnti di un documento Word ogni 10 minuti come backup in un file ASD (Advanced Streaming Format Description), che di solito si chiama “Salvataggio automatico di [nome file originale].asd”. La funzione si trova nelle “Opzioni Word” alla voce di menu “Salva“. Consiglio

A seconda della versione di Word, troverete le “Opzioni Word” alla voce “File” sull’interfaccia di Microsoft Word o nel menu “Strumenti”.

Le caselle di controllo “Salva informazioni di salvataggio automatico ogni [xx] minuti” e “Mantieni l’ultima versione salvata automaticamente se si chiude senza salvare” devono essere spuntate per attivare entrambe le funzioni. A questo punto è inoltre possibile regolare l’intervallo di tempo di archiviazione di backup e selezionare la cartella di destinazione per i file ASD creati.

Se si salva il documento Word corrente e si esce dal programma correttamente, il file ASD viene automaticamente cancellato. Il salvataggio automatico viene utilizzato solo quando un file viene perso o danneggiato da un grave errore, come ad esempio un crash di sistema. La procedura da seguire in questo caso dipende interamente da due eventualità: se il file in questione sia stato salvato in un’altra versione o se non sia stato proprio salvato.

Ripristinare un file Word già salvato

A ogni (ri)avvio Word cerca automaticamente eventuali file ripristinati automaticamente e li mostra all’utente nel riquadro delle attività di “Ripristino di documenti”. Se eccezionalmente così non fosse, è necessario cercare manualmente il documento corrispondente:

• Cliccate sulla voce “File” o sulla voce di menu “Informazioni” a partire dal pulsante Microsoft Office (a seconda della versione di Word).
• Alla voce “Versioni” selezionate il documento con il nome “[Data di creazione] (chiusura senza salvataggio)”.
• Ora cliccate su “Ripristina”, che trovate sulla barra gialla sul bordo in alto dell’area di lavoro di Word.

Ripristinare un file Word non salvato

La procedura è molto simile per i file che non sono stati salvati dall’inizio dell’elaborazione:

• Alla voce “Informazioni” (vedere le istruzioni sopra) fate clic su “Gestisci versioni” e successivamente su “Ripristina documenti non salvati”.
• Si apre la cartella di destinazione di Salvataggio automatico. Utilizzando le informazioni di data e ora, verificate quale dei file ASD elencati è il documento Word perso nella sua versione più recente e apritelo.
• Ora salvate il documento come di consueto su Word.

Ripristinare manualmente un documento Word

Se le procedure sopra descritte non funzionano o se si lavora con una versione del programma precedente rispetto a Office 2010, è possibile individuare manualmente il rispettivo file ASD. A tale scopo aprite Windows Explorer (ad esempio con la combinazione di tasti [Windows] + [E]). A seconda della versione di Office è possibile che i file di Salvataggio automatico si trovino in uno dei seguenti percorsi:

• C:\Utente\VostroNomeUtente\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
• C:\Utente\VostroNomeUtente\AppData\Local\Temp
• C:\Windows\Temp

Se il nome dell’unità corrisponde alle specifiche di cui sopra, è anche possibile copiare comodamente i percorsi di destinazione nella barra degli indirizzi di Windows Explorer. In caso di dubbio, è necessario controllare la cartella di destinazione di AutoRestore nelle opzioni Word. È inoltre possibile utilizzare la funzione di ricerca del computer inserendo “*.asd” nella barra di ricerca e ordinando l’elenco dei risultati per data. Una volta trovato il file ASD del documento Word, è sufficiente aprirlo in Word e salvarlo come un normale file DOC o DOCX.

Creare automaticamente copie di backup

Oltre al Salvataggio automatico, Word può anche creare automaticamente copie di backup dei vostri documenti. Tuttavia prima è necessario attivare questa funzione:

• Tornate alle “Opzioni Word” e cliccate sulla voce di menu “Avanzate“.
• Scorrete fino all’area “Salvataggio“. Spuntate la casella “Crea sempre copia di backup“.

Word ora farà una copia di backup ogni volta che si salva un documento con “Salva con nome”. Queste copie sono memorizzate come cosiddetti file WBK nella stessa cartella del documento originale e hanno il nome standard “Copia di backup di [nome file originale].wbk“. A ogni processo di memorizzazione viene effettuato un aggiornamento.

Tenete però a mente che la copia di backup è un’immagine della penultima versione salvata del vostro documento Word, ciò significa che non vi sono incluse le ultime modifiche. E questo per un motivo: se accidentalmente cancellate o sostituite un paragrafo importante e poi cliccate su “Salva”, avete ancora la possibilità di ripristinare il paragrafo in questione.

Recuperare i documenti di Word danneggiati

Anche nel caso di un file danneggiato ci sono diversi metodi per recuperarlo con successo. Tuttavia dovreste prima di tutto analizzare se il problema risiede realmente nel documento o forse in Word o persino nel vostro PC.

Quando lavorate sul documento fate attenzione a eventuali anomalie: un layout o una formattazione errata oppure l’esecuzione ripetuta dello stesso comando senza motivo (per esempio una ripetuta riallocazione dei numeri di pagina) sono possibili fattori di disturbo. In questi casi, provate ad aprire il file su un altro PC o in una diversa versione di Word per evitare ulteriori fonti di errore. Se il documento non può essere aperto e Word emette un messaggio di errore come “All’apertura di [nome file] Word ha rilevato un file corrotto“, allora il caso è piuttosto evidente. Fatto

“Corruzione dei file” significa che per qualche motivo un documento Word non è più conforme alle convenzioni di Microsoft Office e quindi non è più riconosciuto come un formato Word valido. Di solito un file risulta corrotto quando Word si blocca nel bel mezzo del salvataggio.

Ripristinare il file Word danneggiato se può essere aperto

Quando Word si avvia, di solito rileva automaticamente i file danneggiati e cerca di ripararli. In caso contrario, è possibile avviare la riparazione anche da soli:

• Fate clic su “File” o sul pulsante di Microsoft Word, quindi fate clic su “Apri”.
• Nella finestra di dialogo fate clic su “Apri” e selezionate il documento Word pertinente.
• Fate clic sulla freccia accanto al pulsante “Apri” e selezionate “Apri e ripara“.

Se non funziona, è necessario ricorrere al file di Salvataggio automatico o alle copie di backup. Se però il file originale è particolarmente importante o se non ci sono file ASD o WBK, Microsoft offre ulteriori ulteriori opzioni di riparazione. Queste includono, ad esempio:

• Copiare e incollare l’intero contenuto del documento (ad eccezione dell’ultimo paragrafo) in un documento completamente nuovo
• Salvare il documento in formato rich text (estensione file “.rtf”) e successivamente convertire in un file Word
• Modificare il modello di documento attivato

Ripristinare il file Word danneggiato se non può essere aperto

Anche in questo caso Microsoft offre diverse soluzioni disponibili nella sua sezione di supporto. Particolarmente utile è il convertitore “Ripristina testo da qualsiasi file” nell’interfaccia utente di Word. Ma attenzione: durante il ripristino, tutta la formattazione dei documenti e tutti gli elementi che non sono testo (grafica, oggetti di disegno, campi e altri) vanno persi.

• Fate clic su “Apri” alla voce “File” o sul pulsante Office.
• Nel campo “Tipo di file”, fate clic sull’opzione “Ripristina testo da qualsiasi file (*.*)“.
• Selezionate il documento che desiderate ripristinare, poi cliccate su “Apri“.
• Dopo il ripristino noterete che il documento contiene ancora il cosiddetto “testo dei dati binari” (soprattutto all’inizio). È necessario eliminarlo prima di salvare il file come documento Word.

Ripristinare i file Word cancellati

Quando si pulisce il PC a volte può capitare che si svuoti il cestino dove sono finiti accidentalmente dei file importanti. Ma fortunatamente nemmeno in questo caso il bilancio annuale o la tesi di laurea sono da considerare perduti per sempre. Anche se i file non vengono più visualizzati in Windows sono ancora presenti sul disco rigido, almeno fino a quando l’intera area di memoria non viene completamente sovrascritta. Solo allora un documento Word va effettivamente perso. Se non è ancora successo, è possibile utilizzare gli strumenti di Windows 7 per eseguire il ripristino, come descritto di seguito:

• Cliccate con il tasto destro del mouse per aprire il menu di contesto della cartella in cui il file cancellato è stato originariamente salvato prima di essere spostato nel Cestino.
• Fate clic su “Ripristina versione precedente“.
• Ora vengono visualizzate le versioni precedenti salvate della cartella e tutti i file in essa contenuti alla data di modifica. Con un clic su “Ripristina” è possibile recuperare singoli documenti di Word e l’intera cartella.

Ci sono anche strumenti di recupero specifici per ripristinare documenti Word cancellati, come Recuva. Il freeware non solo ricostruisce file di vari formati sull’hard disk del PC, ma anche dati memorizzati su SSD, fotocamere digitali, lettori MP3 e altri dispositivi mobili che non erano finiti nel cestino del computer. A tale scopo lo strumento scansiona la rispettiva unità e visualizza i dati in una struttura ad albero chiara o in un elenco.

In più utilizzando i filtri e gli assistenti di ricerca è possibile cercare i risultati per formati specifici.

Panoramica dei metodi di ripristino di un file Word

In base alla situazione ci sono diversi metodi adatti al recupero di un file Word, a seconda che si tratti di un documento perso, danneggiato o cancellato. Tuttavia in generale si consiglia di lasciare attivati il salvataggio automatico e la creazione di backup. In questo modo siete sempre al sicuro e risparmiate un sacco di problemi e inutili lavori extra.