Guida all’uso di Microsoft Teams

Cos’è Microsoft Teams

Microsoft Teams è uno spazio di lavoro via chat concepito con in mente Office 365, e come suo complemento per la gestione del flusso di lavoro di aziende e organizzazioni. Annunciato alla fine del 2016, e poi lanciato ufficialmente nel Marzo 2017, comprende una suite di comunicazione completa, integrando chat testuale, riunioni video virtuali, storage su cloud e integrazione con applicativi di terze parti.

Inizialmente una semplice evoluzione di Skype for Business, è diventato un punto nevralgico dell’offerta della compagnia di Redmond per aziende ed organizzazioni di ogni composizione. È possibile considerare Microsoft Teams come la piattaforma di lavoro condiviso, creata da Microsoft e omologa per molti aspetti a quella di Google, denominata G Suite.

Ecco una breve guida all’uso di Microsoft Teams e allo sfruttamento delle sue potenzialità.

Come si usa

Come funziona Team, esattamente? Molte persone sono confuse dal suo funzionamento, in quanto non riescono a comprendere il modo in cui la piattaforma ed i servizi offerti da Microsoft Teams possano aiutare piccoli gruppi aziendali o grandi compagnie a migliorare la produttività.

Con Teams è possibile interagire in più persone sugli stessi file di lavoro, grazie all’integrazione con strumenti di lavoro Office tra cui anche Microsoft 365.

Se volete sapere come usare Microsoft Teams al meglio, sappiate che la sua forza risiede nella sua versatilità e le sue spiccate funzioni dedicate alla collaborazione e alla comunicazione. Si possono gestire ed integrare vari team all’interno di una stessa realtà aziendale, separati ma all’occorrenza capaci di collaborare insieme.

Per iniziare, collegati al sito dedicato a Microsoft Teams e clicca sui pulsanti “Scarica per il desktop” e “Scarica Teams“. Dopo qualche secondo, inizierà il download del file eseguibile per installare Teams (Teams_windows_x64.exe).

Al termine potrai avviare l’installazione di client di Teams con un doppio clic sul file in questione.

Il processo d’installazione di Teams inizia dopo che clicchi sul tasto “Esegui” ed è la stessa schermata di installazione del software che ti propone di effettuare l’accesso al tuo “account Microsoft” (quello da usare in Microsoft Teams). Inserisci, quindi, l’Indirizzo di accesso nel campo apposito, clicca sul pulsante “Accedi”, immetti anche la Password nell’apposito box e clicca, infine, sul pulsante “Accedi”.

Dato che è la prima volta che avvii Microsoft Teams dal tuo PC, l’installazione stessa ti notificherà la necessità di iscriverti a Teams, premendo il pulsante “Iscriviti a Teams“.

Una volta cliccato su quest’ultimo, chiudi la finestra e attendi l’apertura della pagina di iscrizione, da cui puoi cliccare sul pulsante viola “Iscriviti gratis“.

Per proseguire, inserisci ancora una volta il tuo indirizzo email e rispondi alla domanda Come si vuole usare Teams?. Nel caso scegliessi “Per il lavoro“, dovrai inserire le tue informazioni personali come amministratore, quindi “Nome, Cognome, Nome azienda e Paese o area geografica“.

La scelta “Per la scuola” richiede invece l’inserimento dell’indirizzo email in modo tale da iscriversi a “Office 365 Education“. Ovviamente, c’è anche la possibilità di iscriversi “Per amici e parenti” per un uso personale e gratuito.

Completata l’iscrizione apri il client di Microsoft Teams. Lo stesso programma riconoscerà l’associazione o l’azienda con cui sei iscritto a Teams. Nel caso ne avessi più d’una, potrai cambiarla tramite l’apposito menu a tendina e confermarla, cliccando sul tasto “Continua” collocato al centro.

A questo punto, la prima finestra che si apre ti avverte della creazione di un “link di collegamento” al tuo team, che puoi condividere con le persone con cui vuoi collaborare.

Clicca, dunque, sulla voce “Copia collegamento“, per poter incollare il link in questione e condividerlo con chi vuoi; dopodiché clicca sul tasto “OK“.

Bene, così facendo sei dentro il programma Microsoft Teams. La parte sinistra della schermata ti mostra il menu Team, il quale mostra il o i team di cui fai parte. In questa schermata, subito sotto la voce “Generale2, c’è un sottomenu del team, ovvero un canale: quest’ultimo può essere tematico, dedicato a un gruppo più specifico di collaboratori.

Per avviare una conversazione con il team, ti basta scrivere qualcosa nella barra bianca sotto con la scritta “Avvia una nuova conversazione“, mentre se intendi indirizzare un messaggio a una specifica persona puoi usare la formula “@nomeutente“.

Prima di fare questo però, potresti avere la necessità di aggiungere persone al tuo team. Questa operazione è fattibile cliccando sul pulsante “Aggiungi altre persone” posto nella parte centrale della schermata.

Il pulsante accanto, “Crea altri canali“, serve invece per aggiungere dei canali di conversazione a quello Generale già esistente.

Dal menu delle schede in alto puoi passare dal tab “Post” a quello “File2, utile per visualizzare l’elenco dei file del team, oppure a quello “Wiki” dove invece si condividono guide e nozioni importanti al gruppo.

Successivamente, c’è il menu “Chat” che viene popolato dalle conversazioni private o di gruppo alle quali si è preso parte. Anche qui è presente una funzione di “filtro“, più quella per “invitare persone2 (posta in basso), utile per creare nuove conversazioni.

Riunioni

Il menu successivo si chiama “Riunione” ed è utile nel caso volessi creare una Riunione immediata, oppure accedere allo strumento “Pianifica una riunione2. Con la prima scelta il programma ti chiede di inserire i nomi dei partecipanti, con la seconda, oltre ai nomi devi anche inserire data e orario.

Il terzultimo menu a sinistra è quello “Chiamate“, da cui puoi importare i contatti Skype, fare una chiamata tramite l’opzione “Composizione veloce“, sfogliare la lista dei tuoi “Contatti“, la “Cronologia” delle chiamate e ascoltare la “Segreteria” delle chiamate perse.

Per aggiungere un nuovo contatto da chiamare, clicca sulla voce “Contatti” e poi sul tasto “Aggiungi contatti“, al centro.

Esiste quindi sia la possibilità di comunicare personalmente con i membri del team, attraverso la chat privata singola o di gruppo. Cioè poter parlare all’intero gruppo di lavoro attraverso i post dei canali.

All’inizio sembra che tutta l’organizzazione sia confusionaria, ma la verticalità di Microsoft Teams è a tutto vantaggio di chi esige un controllo capillare sul flusso di lavoro. Il programma punta ad una efficiente comunicazione con tutti i membri dello staff che lavorano su di un obbiettivo comune.

Ricapitolando, Microsoft Teams offre:

• Chat
• Video chat
• Chiamate VoIP
• Integrazione con la suite Office 365
• App disponibile per tutte le piattaforme desktop (Windows/Mac/Linux) e mobile (Android/iPhone/iPad)
• Versione web accessibile tramite browser
• Organizzazione riunioni fino ad un massimo di 10.000 persone
• Riunioni sicure con audio, video e condivisione schermo di alta qualità
• Storage condiviso tra i membri del team

L’ultimo menu che puoi vedere, distaccato rispetto a quelli che ti ho descritto prima, è chiamato “App“. Si tratta di vere e proprie applicazioni da integrare in Microsoft Teams. Ce ne sono tra le più svariate, come YouTube, Wikipedia, Zoom e tantissime altre ancora.

Per facilitarti la ricerca delle applicazioni di tuo interesse, ti suggerisco di cliccare sulla barra “Cerca tutte” e digitarne il nome, oppure puoi aiutarti cliccando sulle “categorie” poste più sotto la barra di ricerca.

Questo è quanto puoi fare su Microsoft Teams, ma non è ancora tutto.

Infatti, è possibile regolare le impostazioni personali del profilo, come il proprio stato, il messaggio di stato e altre preferenze d’uso.

Per farlo, clicca da qualsiasi schermata sull’icona raffigurante un omino con un pallino verde accanto. Qui tramite il menu tendina che si apre, esprimi le tue preferenze. Oppure effettua un controllo degli aggiornamenti, così da assicurarti di usare sempre l’ultima versione di Teams.