L’evoluzione dell’Intelligenza Artificiale sta ridisegnando in modo profondo il nostro rapporto quotidiano con la gestione e l’interpretazione dei dati. Nel febbraio del 2023, Microsoft ha avviato questa trasformazione introducendo una versione rinnovata di Bing, affiancata da una tecnologia destinata a cambiare l’interazione con i software di produttività. Quello strumento, chiamato prima Bing Chat e poi ribattezzato Copilot, non era un semplice chatbot di contorno. Era invece il primo tassello di una strategia volta a integrare l’IA generativa — basata sui potenti modelli di OpenAI — in tutta l’offerta software dell’azienda, dal sistema operativo fino alle applicazioni d’ufficio.

Oggi Copilot agisce come un assistente virtuale capace di comprendere il linguaggio naturale, decodificare il contesto ed eseguire azioni dirette sui nostri documenti. Questa integrazione rende l’esperienza utente molto più fluida rispetto ai tradizionali comandi a menu. In questa guida analizzeremo nel dettaglio il funzionamento di questo alleato digitale, esaminando i costi delle licenze e svelando un metodo pratico per sfruttare Copilot in Excel in modo completamente gratuito.

Un Assistente Multitasking: Copilot nell’ecosistema Microsoft

Prima di concentrarci sui fogli di calcolo, è utile osservare come Copilot attraversi l’intera suite di servizi Microsoft, ottimizzando la produttività quotidiana. Nelle riunioni su Teams, l’assistente trascrive le discussioni in tempo reale, elabora sintesi dei punti chiave e risponde a domande specifiche su quanto detto. Spostandoci su Outlook, Copilot riduce i tempi di gestione della posta riassumendo lunghe catene di email, suggerendo risposte rapide e aiutando a calibrare il tono dei messaggi.

La scrittura di testi in Word diventa collaborativa grazie all’IA, in grado di redigere bozze da semplici prompt, riscrivere paragrafi o proporre modifiche stilistiche coerenti. Questa presenza pervasiva si estende a Windows 11, dove l’assistente è accessibile tramite un comodo pannello laterale, e a Microsoft Edge, che offre riassunti intelligenti di qualsiasi pagina online. Perfino gli sviluppatori beneficiano di questa tecnologia grazie a GitHub Copilot, uno strumento integrato in ambienti come Visual Studio Code per suggerire righe di codice durante la scrittura. Capire come sfruttare Copilot in Excel rappresenta quindi il primo passo per ottimizzare l’intera giornata lavorativa.

Quanto Costa Copilot? Piani, Tariffe e Soluzioni su Misura

La struttura commerciale di Copilot si articola su diversi livelli di prezzo per adattarsi sia alle esigenze dei singoli utenti sia a quelle delle aziende.

Per esplorare le capacità dell’assistente senza impegni finanziari, Microsoft mette a disposizione un accesso gratuito tramite il portale copilot.microsoft.com. Accedendo con un account Microsoft gratuito, l’utente può dialogare con l’IA, effettuare ricerche online con citazione delle fonti, generare immagini e caricare documenti per analisi di base, il tutto senza inserire metodi di pagamento.

L’offerta di Microsoft per l’accesso all’assistente si articola in diverse soluzioni per privati e aziende:

La Soluzione a Costo Zero

Se desiderate testare Copilot senza spendere nulla, potete accedere via web tramite il portale copilot.microsoft.com. Accedendo con un account Microsoft gratuito, potrete dialogare con l’IA, effettuare ricerche web in tempo reale con citazione delle fonti, generare immagini e caricare documenti per analisi di base, senza dover inserire metodi di pagamento.

Le Opzioni per Utenti Privati

Chi vuole usare Copilot integrato direttamente nei programmi desktop di Microsoft 365 ha a disposizione tre piani, tutti con un mese di prova gratuita:

• Microsoft 365 Personal (€99/anno o €10/mese): Sblocca Copilot in versione desktop su Excel, Word, PowerPoint e Outlook per un utente. Include 1 TB di archiviazione cloud su OneDrive, Microsoft Designer per la grafica e Clipchamp per i video.
• Microsoft 365 Family (€129/anno o €13/mese): Estende l’uso delle classiche app Office desktop a un massimo di sei persone, con 6 TB di spazio cloud complessivi. Nota fondamentale: le funzionalità IA di Copilot sono riservate esclusivamente al proprietario dell’abbonamento e non possono essere condivise con gli altri membri del gruppo. Gli altri componenti potranno usare la suite Office ma non Copilot integrato (potranno solo usare la versione web gratuita dell’assistente).
• Microsoft 365 Premium (€219/anno o €22/mese): Aggiunge al piano Family le piene funzioni di Copilot per gli utenti, un limite d’uso superiore per la creazione di immagini e la possibilità di attivare agenti IA per flussi di lavoro complessi.

I Piani per il Mondo Business

Le aziende possono scegliere tra due soluzioni principali:

• Microsoft 365 Copilot Chat: Incluso senza costi aggiuntivi per chi possiede già un abbonamento aziendale compatibile; offre chat protetta conforme al GDPR, upload di file e interprete di codice.
• Microsoft 365 Copilot Business (€15,60/utente/mese con fatturazione annuale): Sblocca Copilot dentro Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams [9]. Integra inoltre Work IQ, che consente all’IA di attingere in sicurezza allo storico di email, calendari e documenti aziendali per risposte contestualizzate.

Il Requisito Tecnico Indispensabile: La Sinergia con OneDrive

Prima di avviare qualsiasi analisi, è fondamentale comprendere una regola tecnica ferrea: Copilot in Excel richiede che i file siano salvati su OneDrive o SharePoint con la funzione di Salvataggio Automatico attiva.

I file conservati in locale o su piattaforme cloud di terze parti non sono supportati per motivi di natura strutturale. L’assistente elabora i dati del foglio inviando le informazioni ai server cloud di Microsoft, un processo che richiede una sincronizzazione attiva. Se provate a usare Copilot su un file locale, l’applicazione vi chiederà di caricarne una copia su OneDrive. Una volta completato questo passaggio e attivata la sincronizzazione automatica tramite l’apposito interruttore in alto a sinistra, l’IA potrà accedere alla griglia di dati, mentre una copia del documento rimarrà sempre disponibile per la consultazione offline. Per i file creati tramite Excel Web, questo salvataggio sul cloud rappresenta già il comportamento predefinito.

Come Registrare un Account Microsoft 365 Gratuito

Se non avete ancora un profilo Microsoft e volete accedere gratis alle applicazioni web di Word, Excel e PowerPoint, potete completare la registrazione in pochi istanti.

Per iniziare, collegatevi alla pagina ufficiale all’indirizzo microsoft.com/it-it/microsoft-365/free-office-online-for-the-web e cliccate sul pulsante dedicato all’iscrizione gratuita. Inserite un indirizzo email valido non associato a servizi Microsoft e premete avanti. Riceverete immediatamente un codice di sicurezza provvisorio, da digitare nella schermata di registrazione per convalidare la vostra identità.

Successivamente, indicate il vostro Paese di residenza lasciandolo impostato su Italia, inserite la data di nascita reale e compilate i campi relativi a nome e cognome, lasciando facoltativa la casella delle newsletter commerciali. Per finalizzare la procedura, superate il rapido test di sicurezza tenendo premuto l’apposito pulsante fino a quando la barra non darà esito positivo, confermando che non siete un robot. Una volta accettate le condizioni d’uso e l’informativa sulla privacy, verrete reindirizzati alla dashboard web, dove avrete a disposizione 5 GB di spazio OneDrive gratuito per creare e modificare i vostri fogli Excel direttamente dal browser.

Sessione1 di lavoro con Copilot in Excel

Sei il responsabile di un CAF e hai un file Excel contenente l’elenco delle pratiche gestite nel mese.

Cliente	Tipo Pratica	Operatore	Data Apertura	Data Chiusura	Importo (€)
Rossi Mario	730	Anna	01/05/2026	03/05/2026	80
Bianchi Luca	ISEE	Marco	02/05/2026	02/05/2026	30
Verdi Sara	730	Anna	05/05/2026	08/05/2026	80
Neri Paolo	Successione	Luca	06/05/2026	15/05/2026	250

L’obiettivo è capire quali servizi generano più ricavi e quali operatori sono più produttivi.

Prompt 1: Analizzare i ricavi

L’utente scrive in Copilot:

Analizza questa tabella e indicami quali tipologie di pratica generano il maggior fatturato. Crea anche un grafico riepilogativo.

Risultato

Copilot:

• Raggruppa i dati per tipologia di pratica.
• Calcola il totale degli importi.
• Crea automaticamente una tabella pivot.
• Genera un grafico a colonne.

Esempio di output:

Tipo Pratica	Totale Ricavi
730	160 €
ISEE	30 €
Successione	250 €

Insight generato da Copilot:

Le pratiche di Successione rappresentano il servizio con il maggior valore economico medio, mentre il modello 730 genera il maggior volume di lavorazione.

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Prompt 2: Valutare la produttività degli operatori

L’utente scrive:

Calcola il numero di pratiche gestite per operatore e crea una classifica.

Risultato

Copilot genera:

Operatore	Pratiche Gestite
Anna	2
Marco	1
Luca	1

E aggiunge un commento:

Anna risulta l’operatore con il maggior numero di pratiche completate nel periodo analizzato.

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Prompt 3: Individuare ritardi

L’utente scrive:

Aggiungi una colonna che calcoli i giorni di lavorazione e identifica le pratiche che hanno richiesto più di 5 giorni.

Risultato

Copilot inserisce una nuova colonna:

Cliente	Giorni Lavorazione
Rossi Mario	2
Bianchi Luca	0
Verdi Sara	3
Neri Paolo	9

Evidenziando automaticamente la pratica:

Neri Paolo – Successione – 9 giorni.

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Prompt 4: Creare un riepilogo manageriale

L’utente scrive:

Crea un report esecutivo in linguaggio manageriale con i principali KPI del mese.

Output di Copilot

Nel mese analizzato sono state completate 4 pratiche per un valore complessivo di 440 €. Il servizio di Successione ha generato il maggior fatturato unitario, mentre il modello 730 rappresenta il servizio più frequentemente richiesto. L’operatore Anna ha gestito il maggior numero di pratiche. È stata individuata una pratica con tempi di lavorazione superiori a 5 giorni che merita approfondimento.

Benefici per l’utente

In questa tabella riepiloghiamo gli svantaggi e i vantaggi dell’utilizzo di Copilot con Excel

Sessione2 di lavoro con Copilot in Excel

Gestione delle assenze del personale con Copilot in Excel

Sei il responsabile delle Risorse Umane di un’azienda con 150 dipendenti. Hai un file Excel che contiene:

• Nome Dipendente
• Reparto
• Data assenza
• Tipologia assenza (Ferie, Malattia, Permesso, Smart Working)
• Giorni di assenza

Il tuo obiettivo è:

• Monitorare le assenze
• Individuare reparti con maggiore assenteismo
• Verificare eventuali anomalie
• Preparare un report per la direzione

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Passo 1: Aprire il file Excel

Apri il file contenente le registrazioni delle assenze.

Esempio:

Dipendente	Reparto	Tipo Assenza	Giorni
Mario Rossi	Amministrazione	Ferie	5
Luca Bianchi	IT	Malattia	2
Anna Verdi	Commerciale	Permesso	1

Assicurati che i dati siano formattati come tabella Excel.

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Passo 2: Avviare Copilot

1. Apri il file in Excel.
2. Seleziona una cella della tabella.
3. Clicca sul pulsante Copilot.

Si aprirà il pannello laterale pronto a ricevere richieste in linguaggio naturale.

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Passo 3: Ottenere una panoramica generale

Prompt

Analizza la tabella e forniscimi una sintesi delle assenze.Mostra più linee

Risultato

Copilot potrebbe generare:

• Totale giorni di assenza: 1.250
• Ferie: 60%
• Malattia: 25%
• Permessi: 15%
• Reparto con più assenze: Produzione

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Passo 4: Individuare i reparti più critici

Prompt

Mostrami i reparti con il maggior numero di giorni di assenza.Mostra più linee

Risultato

Copilot crea automaticamente una classifica:

Reparto	Giorni Assenza
Produzione	450
Commerciale	310
IT	220
Amministrazione	150

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Passo 5: Creare un grafico

Prompt

Crea un grafico che confronti le assenze per reparto. Mostra più linee

Risultato

Copilot genera un grafico a barre che evidenzia immediatamente le differenze tra i reparti.

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Passo 6: Individuare anomalie

Prompt

Identifica eventuali dipendenti o reparti con valori di assenza significativamente superiori alla media.Mostra più linee

Risultato

Copilot evidenzia:

• Dipendenti con molte giornate di malattia.
• Reparti con trend anomali.
• Possibili situazioni da approfondire con HR.

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Passo 7: Analizzare l’andamento nel tempo

Prompt

Mostrami l’andamento mensile delle assenze nell’ultimo anno.Mostra più linee

Risultato

Copilot:

• Raggruppa i dati per mese.
• Genera un grafico temporale.
• Evidenzia stagionalità e picchi.

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Passo 8: Creare un report per la direzione

Plain Text

Crea un report esecutivo sulle assenze con i principali indicatori. Mostra più linee

Risultato

Copilot costruisce automaticamente:

• KPI principali
• Grafici
• Trend annuali
• Osservazioni significative

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Passo 9: Chiedere suggerimenti operativi

Prompt

Quali azioni suggerisci per migliorare la gestione delle assenze?Mostra più linee

Possibile risposta

Copilot potrebbe suggerire:

• Pianificare meglio le ferie nei periodi critici.
• Rafforzare il monitoraggio nei reparti più esposti.
• Avviare iniziative di welfare aziendale.
• Analizzare le cause delle assenze ricorrenti.

Per saperne di più

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